一． 概述
行政后勤工作對于任何一個企事業(yè)單位而言，都是非常重要的一個組成部分。
古人云“兵馬未動，糧草先行”。所謂糧草也就是今天的后勤補給。
很多西方的經(jīng)典的管理理論也把企業(yè)的行政后勤管理提到了很高的地位。在某些時候甚至超過對直接生產(chǎn)和技術(shù)研發(fā)的重視。
由此可見從古到今，中外盡然，行政后勤管理工作的重要性是毋庸置疑的。
從另外一個方面看，后勤管理工作又是細碎龐雜的。大到土木工程建設(shè)，人力資源管理，小到低值易耗品的領(lǐng)用等等，無不需要管理人員盡心盡力。隨著經(jīng)濟的逐步發(fā)展，企事業(yè)單位的規(guī)模逐漸增大，導(dǎo)致后勤管理的工作量成倍地增長。工作效率成了制約后勤管理水平的瓶頸。
雖然，隨著技術(shù)的進步，發(fā)展提出了很多獨立的計算機管理系統(tǒng)，比如，門禁管理，考勤管理，售飯管理，監(jiān)控管理等等，解決了某一個方面的管理問題，但是，整個行政后勤的管理信息是離散的，非關(guān)聯(lián)的，管理者很難掌控全局。
目前，在國內(nèi)大中型的企事業(yè)單位都已經(jīng)基本完成了內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，有些單位甚至已經(jīng)規(guī)劃建設(shè)了非常超前的廣域網(wǎng)帶寬。應(yīng)該說，管 理信息的網(wǎng)絡(luò)無紙化傳遞的基礎(chǔ)已經(jīng)基本具備。
有鑒于此，我公司結(jié)合多年的企事業(yè)一卡通系統(tǒng)的開發(fā)、集成建設(shè)的經(jīng)驗，提出并開發(fā)了大型企事業(yè)單位行政后勤一體化管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位后勤行政管理的進一步現(xiàn)代化提供一個一體化高效的平臺。
二． 方案設(shè)計指導(dǎo)思想
1. 力求涵蓋已知的行政后勤管理的各個方面，整體全面地為用戶提供人性化，貼近使用要求的管理模式；
2. 系統(tǒng)嚴格做到信息集中存儲，分布式運行管理的模式；
3. 立足于成熟技術(shù)和產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，注意新技術(shù)和新產(chǎn)品的應(yīng)用；
4. 硬件設(shè)備兼容性好，可選品牌豐富；
5. 較高冗余度的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計為系統(tǒng)擴展預(yù)留空間；
6. 在滿足用戶的要求的同時盡可能地降低費用。。
三． 總體方案
企事業(yè)后勤行政管理工作歸納起來涵蓋以下三個主要方面：
1． 人力資源管理
2． 物資設(shè)備管理
3． 生活保障管理
行政后勤一體化管理系統(tǒng)因此也相應(yīng)地分為三大管理模塊。
1． 人力資源管理系統(tǒng)；
2． 固定資產(chǎn)及庫房管理系統(tǒng)，
3． 生活保障管理系統(tǒng)。
其中，人力資源管理系統(tǒng)，除了一般性的人員檔案的管理外，還包括了考勤、門禁等具體事務(wù)性工作。
固定資產(chǎn)及庫房管理系統(tǒng)主要負責(zé)單位的固定資產(chǎn)定位、核查管理以及庫房各種原材料、低值易耗品的進貨、領(lǐng)用管理。
生活保障管理系統(tǒng)則包括了食堂售飯系統(tǒng)、圖書借閱系統(tǒng)、停車場管理系統(tǒng)、班車乘坐管理等等。
行政后勤一體化管理系統(tǒng)以局域網(wǎng)為主要工作平臺，采用數(shù)據(jù)集中存儲管理，工作站點分布式設(shè)立的模式來建立。各個管理站點的管理人員可以在自己的權(quán)限范圍內(nèi)對上述三大系統(tǒng)中各個子系統(tǒng)的不同模塊進行操作，實現(xiàn)管理工作的自動化。高級管理人員則可以根據(jù)職責(zé)所需的授權(quán)情況對系統(tǒng)相關(guān)的數(shù)據(jù)進行查詢和監(jiān)督。
針對大型企業(yè)集團，行政后勤一體化管理系統(tǒng)支持廣域網(wǎng)上的數(shù)據(jù)傳遞和共享。進一步提高管理的即時性。
為了提高數(shù)據(jù)共享的水平和系統(tǒng)的使用率，系統(tǒng)采用先進的C/S、B/S混合編程的模式。做到管理的專業(yè)化和數(shù)據(jù)共享化的有機結(jié)合和和諧并存。
行政后勤一體化管理系統(tǒng)不再是通常意義上的一卡通系統(tǒng)，而是全新的，綜合性的，后勤行政信息管理系統(tǒng)。必將極大地提高使用單位的后勤行政管理的整體性、嚴密性和科學(xué)性。
系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)圖見下頁。
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四． 系統(tǒng)功能簡介
(一) 人力資源管理系統(tǒng)
1. 人員檔案信息管理子系統(tǒng)
多達六十個項目的極為全面的人員信息記錄，較好地覆蓋了人事管理的日常需要。
每個人員的資料分為五個部分：
員工基本信息：詳細登載了每個員工的自然狀況和社會屬性；
工作簡歷：記錄員工的工作歷程；
社會關(guān)系：登記員工的親屬的有關(guān)信息；
獎懲記錄：記錄員工在本企業(yè)的獎懲情況；
考評記錄: 記錄員工在本企業(yè)的績效考核情況；
培訓(xùn)記錄：涵蓋各種技能的培訓(xùn)以衡量員工的潛能。
該子系統(tǒng)還提供方便快捷的人員信息的增刪改查的操作功能。樹狀結(jié)構(gòu)的部門顯示方式對單位內(nèi)部的人員調(diào)動和信息查找極為有利。
2. 門禁考勤管理子系統(tǒng)
考勤管理系統(tǒng)主要由考勤機、門禁考勤機、讀卡器、控制器、電控門鎖等硬件設(shè)備和專業(yè)的考勤軟件組成。其中考勤機或門禁考勤機可以采用485通訊方式或ＴＣＰ／ＩＰ通訊方式與計算機連接。為了保證系統(tǒng)在停電狀態(tài)下仍能繼續(xù)正常工作，還需要配備UPS系統(tǒng)（不間斷電源）。
具體的工作流程如下：
在單位工作區(qū)或者工作區(qū)門口安裝考勤機或考勤門禁機；
工作人員出入均須在考勤機或門禁機上刷卡；
對于考勤機，刷卡有效，自動記錄一條有效考勤記錄；
對于門禁機，卡片有效，電控門鎖打開；
非法卡片的劃卡信息作為侵入事件可供事后查詢；
讀卡控制設(shè)備記錄并實時將劃卡記錄上報給管理計算機；
專用的考勤軟件可以智能判斷職工的出勤情況；
管理軟件可以任意設(shè)定各個門各類人員的進出權(quán)限。
本系統(tǒng)可以兼容多種考勤機和門禁控制器。對于有特殊要求的用戶還可以考慮安裝三棍閘、擺閘等通道管理設(shè)備。
門禁考勤系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖
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考勤管理子系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖
人力資源管理系統(tǒng)可以擴展成人力資源管理OA系統(tǒng)。單位內(nèi)部各個二級部門的人力管理人員可以借助該系統(tǒng)實現(xiàn)文件的和信息的無紙傳遞、批復(fù)等功能。
對于有條件的用戶，可以實現(xiàn)到崗考勤。例如，利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)員工在工作崗位登陸考勤等方式，進一步加強企業(yè)內(nèi)部的管理的科學(xué)性和嚴密性。
(二) 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)由固定資產(chǎn)登記子系統(tǒng)和固定資產(chǎn)巡檢子系統(tǒng)組成。
固定資產(chǎn)登記子系統(tǒng)的主要功能是登記記錄每一件固定資產(chǎn)的基本信息，如購入時間，資產(chǎn)總額，所屬部門，使用負責(zé)人等。管理人員可以對記錄的信息進行增刪查改等操作，使記錄信息與實際情況相符。必要時可以與財務(wù)軟件關(guān)聯(lián)實現(xiàn)固定資產(chǎn)的定期折舊。
固定資產(chǎn)巡檢子系統(tǒng)的主要功能是利用條碼數(shù)據(jù)采集器實現(xiàn)按部門或使用人、責(zé)任人進行固定資產(chǎn)核查的功能。必要時可以實現(xiàn)新增固定資產(chǎn)信息的錄入和上傳，提高管理工作的效率。
由于不同的單位的管理模式不盡相同，因此，這一部分的具體流程和功能不作具體陳述。我公司承諾為每一個客戶訂制開發(fā)該系統(tǒng)以更好地滿足用戶的使用要求。
(三) 生活保障體系管理系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)組成
生活保障體系是指大中型單位為自己員工提供的食堂就餐、洗浴以及圖書借閱等福利性機構(gòu)。利用自動識別系統(tǒng)可以很容易地實現(xiàn)上述體系的計算機管理。
根據(jù)各單位需求的不同，本系統(tǒng)可以分為食堂售飯管理子系統(tǒng)、洗浴控水子系統(tǒng)，圖書借閱管理子系統(tǒng)等多個部分。每一個子系統(tǒng)負責(zé)一個具體的工作。各子系統(tǒng)獨立運行，信息集中存儲并與其他系統(tǒng)實現(xiàn)共享。
2. 食堂售飯管理子系統(tǒng)
食堂售飯管理子系統(tǒng)由固定式售飯窗口機、移動式售飯手持機、窗口機聯(lián)網(wǎng)卡、管理計算機、發(fā)卡機以及打印機、UPS電源等通用設(shè)備和售飯系統(tǒng)管理軟件組成。
售飯窗口機與計算機之間采用485通訊方式。移動式售飯手持機與計算機之間采用串口通訊方式。
系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)見下圖。
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具體的工作流程如下：
? 在食堂售飯窗口安裝售飯窗口機；
? 單位職工在管理部門辦理就餐卡或者職工卡的登記并存款；
? 職工持卡到食堂就餐時在窗口機上劃卡；
? 按購買食品的情況由食堂工作人員收費；
? 卡內(nèi)余額不足，職工可到管理部門存款；
? 可以進行掛失、解掛、重辦卡等操作；
? 售飯管理軟件可以查詢打印食堂收入情況以及每個人的消費情況。
? 管理軟件可以按照級別發(fā)放補助。
? 對于部分需要在崗位上就餐的職工，可由食堂的工作人員送餐到崗，用售飯手持機收款。
根據(jù)各個單位的具體情況，我公司可以對售飯管理的具體模式進行調(diào)整。比如可以把售飯與考勤關(guān)聯(lián)起來實現(xiàn)當日不上班當日不能就餐的管理模式。
3. 洗浴控水管理子系統(tǒng)
洗浴控水管理子系統(tǒng)由水控器、電動閥、管理計算機、水控器聯(lián)網(wǎng)卡、發(fā)卡機、專用電源以及打印機、UPS電源和管理軟件組成。
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具體的工作流程如下：
在浴室的淋浴噴頭安裝水控器和電動閥；
單位職工在管理部門辦理洗浴卡或者職工卡的登記并存款；
職工持卡到浴室洗浴時在水控器上劃卡；
電動閥動作，淋浴噴頭出水同時水控器計時收費；
再劃卡，電動閥關(guān)閉同時計時結(jié)束，停止收費；
卡內(nèi)余額不足，職工可到管理部門存款；
可以進行掛失、解掛、重辦卡等操作；
洗浴管理軟件可以匯總打印浴室的收入情況以及每個人的洗浴消費情況。
管理軟件可以按照級別發(fā)放補助。
根據(jù)各個單位的具體情況，我公司可以對洗浴管理的具體模式進行調(diào)整。比如可以把洗浴與考勤關(guān)聯(lián)起來實現(xiàn)當日不上班當日不能洗浴的管理功能。
4. 圖書借閱管理子系統(tǒng)
相對而言，圖書借閱子系統(tǒng)比較簡單。主要的功能是實現(xiàn)職工卡與所借閱圖書的關(guān)聯(lián)。通過必要的設(shè)定可以實現(xiàn)借閱限量、到期催還等功能
5. 班車乘坐管理子系統(tǒng)
利用手持設(shè)備實現(xiàn)職工乘坐班車的計次或計價管理。
職工憑借職工卡乘坐班車。管理人員利用移動POS機讀卡監(jiān)督。
如果管理需要，可以提供每位職工每個計量時間段的班車乘坐次數(shù)等統(tǒng)計數(shù)字。
6. 停車場管理子系統(tǒng)
隨著收入水平的提高，職工駕乘私人車輛上下班的情況日益突出。對于一些提供對外服務(wù)的單位，停車場的收費與管理也是一個很重要的工作。
利用職工卡、臨時停車卡、手持收費機配合電動道閘、計算機可以實現(xiàn)停車場自動計費、自動進出等功能。
由于各單位停車場的情況不盡相同，管理的模式也不完全一樣，因此系統(tǒng)的組成也不固定。基本的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下頁圖所示。
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(四) 查詢管理系統(tǒng)
管理查詢系統(tǒng)的主要功能是方便單位的各級管理人員根據(jù)各自的管理范圍和授權(quán)情況查詢和監(jiān)督各項工作的進展情況。
五． 系統(tǒng)的擴展
實際上企業(yè)內(nèi)部所有關(guān)聯(lián)職工的活動都可以采用計算機和自動識別技術(shù)予以管理。例如建立企業(yè)內(nèi)部餐廳，企業(yè)內(nèi)部職工互助超市等等。利用企業(yè)內(nèi)部的職工卡，形成相對獨立的消費環(huán)境。
作為一家專業(yè)的系統(tǒng)集成企業(yè)，我公司可以在上述系統(tǒng)基礎(chǔ)上為用戶單位訂制開發(fā)所需的其它管理系統(tǒng)，以滿足用戶的管理要求。
六． 結(jié)束語
信息管理的集中化是一種必然趨勢。作為企業(yè)或者一個機關(guān)、事業(yè)單位的重要組成部分的后勤管理走向集中、綜合管理也是發(fā)展的必然。我公司的《企事業(yè)單位行政后勤一體化綜合管理系統(tǒng)》是我們的一個探索和嘗試。希望這個產(chǎn)品能夠給您的工作帶來高效便捷，帶來效益，成為您工作中的好助手。
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